Juhu ein Intranet

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Interne Kommunikation richtig aufsetzen. So geht’s!

Unternehmen, die eine gewisse Größe erreichen, legen sich oftmals ein Intranet zu, um die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander zu fördern und den Austausch zwischen Abteilungen zu vereinfachen. Bei der Entwicklung und Einführung einer solchen Anwendung gibt es für Management und Mitarbeiter einige elementare Leitplanken zu beachten. So geht’s richtig:

1. Anforderungen klären

Vor der Einführung klärt das Management genau, welche Funktionen das neue Intranet haben soll. Geht es um ein reines „Social Network“ für Mitarbeiter oder soll es auch genutzt werden, um die Zusammenarbeit zu erleichtern? Data-Sharing, gemeinsame Kalender oder ein synchronisiertes Organigramm sind Beispiele, die den Arbeitsalltag enorm erleichtern können.

2. Mitbestimmung beachten
Generell raten wir, die Nutzungs- und Auswertungsmöglichkeiten vor dem Launch mit dem Betriebsrat zu besprechen. Denn kaum etwas ist ärgerlicher, als Funktionen nachträglich deaktivieren zu müssen, weil die Zustimmung vom Betriebsrat fehlt.

3. Mehrwerte kommunizieren
Löst ein neues Intranet ein altes System ab, empfehlen wir die Vorteile und die erwartete Nutzungsart von eben diesem transparent zu kommunizieren.

4. Offenheit leben
Eigentlich sollte es keine Regel geben müssen, die „Meinungsfreiheit“ heißt. Gibt es aber! Äußern sich Mitarbeiter im Intranet kritisch über Projekte oder Führungskräfte, ist dies vielleicht nicht die professionellste Weise ein Problem anzugehen. Dennoch sollte solches Feedback nicht mit einem Rüffel bestraft werden, schon gar nicht öffentlich. Am sinnvollsten ist eine Stellungnahme, welche die Kritik direkt adressiert und die Sichtweise der Führungsebene klarstellt. Bleiben nach der Klärung noch Fragen offen oder steigen weitere Mitarbeiter in die Diskussion ein, macht es Sinn, einen persönlichen Termin zum Thema außerhalb des Intranets zu führen. Die Ergebnisse werden nachträglich im Intranet geteilt. Finger weg von rein schriftlich geführten Diskussionen. Sie können sich leicht hochschaukeln und in die falsche Richtung laufen.

5. Selbst benutzen
Führungskräfte sind gut beraten, selbst eine aktive Rolle im Intranet einzunehmen: Sie können auf Postings eingehen, durch eigene Statements Impulse geben und inspirieren. Schlicht nahbar und mitten drin sein. Eine solche Kommunikation kostet nicht so viel Zeit und mit den richtigen Tools lässt sich der persönliche Einfluss sogar messen.

6. Leitplanken fürs Team
Mitarbeiter schätzen Leitplanken für das Intranet. Gibt es keine, wird ein Intranet entweder nicht produktiv oder gar nicht genutzt. Welche Nutzungsweise ist willkommen? Postings à la „Heute Morgen kam die S-Bahn zu spät.“ möchte niemand vorfinden. Um die Nutzungsweise zu definieren, kann ein Intranet zum Beispiel durch einen Workshop eingeführt werden. Dies gilt ganz besonders für Unternehmen, deren Mitarbeiter nicht mit digitalen Prozessen vertraut sind. Ebenfalls denkbar: ein kurzes Videotutorial für die ersten Schritte mit einigen Mitarbeitern als Protagonisten. Nicht smart, aber auch hilfreich: Ein Dokument mit klar definierten Spielregeln im Intranet selbst zu hinterlegen.

7. Fazit
Unsere Erfahrung sagt: Werfen Sie Ihren Mitarbeitern nicht einfach ein Intranet vor die Füße, ohne Strategie und Regeln zu definieren – denn dann wird es nur mit Füßen getreten. Ist das Tool im Team einmal durchgefallen, ist ein Akzeptanzschaffen im Nachhinein ein mühsamer Prozess. Besser gleich richtig machen.

Jannick Vollmer